Definiciones

Planificación.

Hoy en día se ha generalizado el concepto de planificación como un proceso tendiente a lograr objetivos mediante la puesta en práctica de una política.

 Algunos estudiosos del tema, la definen como:

“… el proceso administrativo de escoger y realizar los mejores métodos para satisfacer las determinaciones políticas y lograr los objetivos”. (Winborg Jiménez Castro, 1995).

“… un método bajo la forma de proceso, para la toma de decisiones entorno al mantenimiento de una realidad dada o a su transformación en otra más deseable, mediante la distribución de recursos entre fines múltiples, cumpliendo los siguientes requisitos: la minimización de costos, la maximación de beneficios y el mantenimiento de equilibrios dinámicos entre las fuerzas sociales que poseen los recursos, desean poseerlos o se ven afectados por el uso que de ellos se haga”. (Castellano, 1998).

“… metodología para la toma de decisiones”. (Jorge Ahumada).

“Disciplina para la selección y logro de objetivos”. (Max Constasti).

“Instrumento para coordinar todos los esfuerzos a fin de alcanzar objetivos en el campo del desarrollo económico y social de un país”. (Hurtado Héctor).

“Proceso de reflexión y acción humana”. (George  Chadwick).

“Aproximación al futuro desde el presente para configurar escenarios”. (Tulio Corredor)

“Programación que implica racionalidad para la elección de la acción y en la selección de fines y medios”. (Gonzalo Martner).

“El poder de predecir el futuro y llevar a cabo las acciones correspondientes”. (Henry Fayol).

“Decidir en forma anticipada que hacer, como hacerlo, cuando hacerlo y quién lo hace”. (Harold Kantz y Cyril O’Donnel).

“Planificar es determinar que se ha de hacer”. (William Newman).

“El proceso de establecer metas y elegir medios para alcanzar dichas metas”. (Stoner, 1996).

Principios de la planificación.

La planificación tienes los siguientes principios:

1. Racionalidad: se requiere el establecimiento de objetivos claros y precisos encuadrados en el contexto de la realidad. Es la utilización de recursos para alcanzar no sólo una buena efectividad, sino una máxima eficiencia.
2. Previsión: En los planes debe presentarse los lapsos definidos en que se ejecutarán las diferentes actividades. Así mismo, se deberán prever y jerarquizar los recursos necesarios para su realización.
3. Utilidad: Los planes deben formar una integración orgánica, armónica y coherente a objeto de obviar la duplicidad de esfuerzos y el mal gasto de los recursos.
4. Flexibilidad: Los planes deben confeccionarse de manera tal que permitan su adaptabilidad a cualquier cambio que se suscite en el transcurso de su ejecución y más aún tratándose de planes relacionados con el hecho educativo, el cual se caracteriza por su intenso dinamismo.
5. Continuidad: Las metas jamás deben ser abandonadas, cumplidas unas, se perseguirán otras, de lo contrario iríamos en contra de los principios de racionalidad, eficiencia y planificación misma.
6. Inherencia: La planificación es inherente al hecho educativo. Se hace necesaria para alcanzar los fines, objetivos y metas de la educación. Una buena planificación nos permitirá el incremento de la calidad y la eficiencia de la educación desviándola definitivamente del camino del empirismo y de la improvisación.

Beneficios potenciales de la planificación. Importancia.

La existencia misma de la planificación se fundamenta en hechos centrales de la vida moderna: escasez de los recursos frente a necesidades múltiples y crecientes y la complejidad, turbulencia, incertidumbre y conflictividad que caracterizan a las actividades humanas y su entorno.

La planificación es una respuesta a ese conjunto de dificultades, una manera de enfrentarlas.

La planificación es extremadamente útil en los sentidos siguientes:

• Da a la organización que la utiliza una unidad explicita de propósitos, permitiendo el engranaje fluido de las partes, reduciendo la dispersión de esfuerzos y el consiguiente despilfarro de recursos.
• Establece un mecanismo continuo de evaluación de las actividades, lo cual permite corregirlas o reorientarlas permanentemente.
• Minimiza la improvisación en la toma de decisiones y los riesgos inherentes a la misma, sin quitar valor a la intuición como factor importante.
• Tiende a facilitar el paso entre el pensamiento y la acción.

Otra manera de apreciar la importancia de la planificación es tomándola como una forma de abordar problemas específicos, descomponerlos en partes manejables y encontrarles solución. Y otra, menos visible, tomándola como vehículo que permite traducir conocimientos en acción, paso que frecuentemente no se maneja inmediatamente después de haber obtenido esos conocimientos, sino luego de un proceso más o menos largo de ensayo y error. Interiorizando estos dos conceptos, la planificación como solucionadora de problemas y como vehículo para operativizar conocimientos, puede llegar a convertirse en una actitud mental para el uso cotidiano, en todos los aspectos personales o profesionales de cualquiera.

Factores que afectan la planificación.

Existen algunos problemas que afectan a la planificación, entre los cuales tenemos:

• La desvinculación de la planeación con la realidad social, es decir, se planea sin pensar en que la formación social que se da está estructurada por una base económica en donde se conforman las clases sociales.
• Su carácter indicativo que se desliga del proceso de toma de decisiones para hacer de un plan, un estudio sobre la institución prevaleciendo los criterios políticos de negociación por encima de lo planeado, con lo cual el plan se convierte en un discurso al que se le interpone un abismo con la operación; esto influye en el ánimo de la comunidad para que los planes pierdan credibilidad y con esto la falta de participación de las comunidades institucionales en el proceso de planeación de su propia organización, lo que hace que la planeación se realice en forma tecnocrática solo el seno de la instancia que realiza la función.
• Algunos rechazan la planificación por considerarla demasiado complicada y consumidora de tiempo.
• El abuso de ciertos modelos matemáticos en planificación que degenera en una falsa imagen de la respetabilidad de los resultados y en un cierto fetichismo hacia los instrumentos, independientemente de la calidad de los resultados. Para quien la planificación debe ceñirse estrictamente a los requerimientos de su modelo y, si la realidad no responde a ellos, es la realidad la que tiene problemas.

Pasos para la planificación.

El proceso de planeación incluye cinco pasos principales (Cortés, 1998): 1) definición de los objetivos organizacionales; 2) determinar donde se está en relación a los objetivos; 3) desarrollar premisas considerando situaciones futuras; 4) identificar y escoger entre cursos alternativos de acción; 5) puesta en marcha de los planes y evaluar los resultados.

Al respecto Castellano (1998) plantea los siguientes pasos:

1. Definición de objetivos.

2. Diagnóstico.

2.1. Descripción de lo planificado tal y como es: modelo analítico.

2.2. Descripción de lo planificado tal y como debería ser: modelo normativo.

2.3. Explicación de por qué lo planificado es como es y no como debería ser: diagnóstico propiamente dicho.

3. Prospectiva.

3.1. Prognosis: descripción de cómo evolucionaría lo planificado si sus condicionantes actuales continuaran actuando igual que hasta ahora.

3.2. Escenarios: situación durante un lapso futuro, del conjunto de variables, que sin ser parte del plan lo condicionan fuertemente.

3.3. Imagen objetivo: visión referencial elástica de lo que, en conjunto, se desea alcanzar con el plan.

4. Selección de instrumentos para alcanzar los objetivos.

4.1. Selección preliminar.

4.2. Evaluación multicriterios.

4.3. Jerarquización.

4.4. Análisis de suficiencia.

4.5. Análisis de compatibilidad y complementariedad.

4.6. Selección final de instrumentos.

5. Definición de mecanismos para implementar y revisar lo planificado.

Elementos de la planificación.

La planificación tiene los siguientes elementos:

• Objetivos (¿Qué?)
• Problema que se resuelve con un objetivo (¿Para qué?)
• Las actividades (¿Cómo?)
• Recursos o medios para los ejecutores (¿Con qué?)
• Cronología, secuencia y tiempo (¿Cuándo o en cuanto tiempo?)
• En que cantidad, la meta (¿Cuánto?)
• Responsables y ejecutores (¿Quiénes?)
• En que lugar (¿Dónde?)

Ventajas de la Planificación

•  Estudio y análisis del futuro. Cuando nos fijamos un determinado objetivo que debemos cumplir en el futuro, el hecho de planificar las actividades para alcanzarlo, implica desmenuzar ese objetivo general en un sinnúmero de actividades que deberán tener una coordinación cronológica. Debemos, en seguida, estudiar la posibilidad de alcanzar cada una de esas etapas, de acuerdo con nuestro pronóstico del futuro, es decir, de acuerdo con nuestras expectativas de cómo se desarrollarán las cosas en el futuro.
• Facilita la dirección. Podemos observar que el hecho de haber subdividido el trabajo en etapas nos permite coordinar mejor las actividades. Así, estamos en condiciones de asignar las tareas a diferentes unidades administrativas, y los plazos en que se espera que ellas se encuentren cumplidas.
• Facilita el control. La planificación, como hemos visto, entrega a cada unidad administrativa el objetivo que debe cumplir. Normalmente; estos objetivos son cuantificables y, por lo tanto, permiten el control, es decir, la evaluación de la tarea realizada.La planificación nos permite, entonces, comparar lo que se había proyectado (el objetivo) con lo que se hizo (el resultado) y fijar las responsabilidades cuando ambas cifras no concuerden. En nuestro ejemplo del galpón, el gráfico que hicimos y que representa las etapas del trabajo, de acuerdo a cómo lo hemos planificado, es también una herramienta de control y nos permite ver no sólo si cumplimos con el objetivo (tener levantado el galpón el 15 de junio) sino, y lo que es de gran importancia, ir viendo el desarrollo de las etapas y comparando nuestra actividad con los planes que nos habíamos trazado.

Desventajas de la Planificación

La principal reside en el peligro de crear una enorme burocracia de planificadores que pueden perder contacto con los productos y clientes de la empresa.

- Algunas veces pasan años para recuperar la enorme inversión de tiempo, dinero y personal que puedan requerir un sistema de planeación formal.

- La planeación en ocasiones tiende a limitar la organización a la opción más racional y exenta de riegos.

- Los gerentes aprenden a desarrollar sólo aquellas estrategias y objetivos que puedan soportar el análisis detallado del proceso de planeación, evitando así, las oportunidades atractivas que supone un alto grado de incertidumbre o que son difíciles de analizar y comunicar.